今回レクチャーするのは副業やる上でのタイムスケジュール管理です。タイムスケジュール管理は事業や副業をやる上でかなり重要なポイントとなります。副業やり始めとか、初心者にありがちなのは時間があけば、とにかくやればいいや、休日に一気にやろう、寝る時間を削っていっぱいやればいいやとか。結構、短期決戦で後回しにしがちです。それでは、結局のところ締切ギリギリになったり、納期に間に合わなかったりすることがあります。ましてや、個人でビジネスをやろうとすると、納期を自身で決めなくてはなりません。自己管理能力が欠けていると締切をどんどん伸ばしてしまう傾向があります。なので、今回はズボラで、管理が不得意なあなたでも、タイムスケジュール管理ができるようになる方法をレクチャーしたいと思います。それでは行ってみましょう。
目次
副業タイムスケジュール管理の3つの大原則(STS)
副業を制するには自己管理能力とタイムスケジュール能力の2つをきわめて求められます。今、現時点で副業もせず、サラリーマンで土日休みの平日のみ仕事の方で、これ以上に稼ぎたいと思っている人は今まで通りの仕事量では確実に稼ぐことはできません。当たり前です。仕事の対価として、お金を受け取っているわけですから、何もせず、稼げるほど、世の中甘くありません。行動した結果に対価を支払られるのです。そこの意識だけは勘違いはしないでください。ここでは、副業タイムスケジュール管理の3つの大原則を解説したいと思いますが、その前にお伝えします。副業したいと思ったその日からまず、始めるのであれば今までの倍の時間を働いてみてください。全ての時間を仕事に全振りするくらい仕事の量を最大限増やしてください。自分の限界を超えるくらい量をもとめてください。簡単に答えを教えてもらうだけではいけません。「無駄な時間」と思えることをしないと最良の効率的で効果的な質は手に入りません。「無駄」という人生の遠回りが必要なのです。その理由として一つ上げられるのは、量をやり切らない限り、「知恵」や「技術」として身になりません。初めから効率重視で行くと何を効率的にやればいいかわからず、手が止まってしまい、改善点が見当たらないのです。このことを念頭において副業タイムスケジュール管理3つの大原則を知ってください。
- すきま時間の有効活用
- タスクスケジュールの点検
- 断捨離の徹底
すきま時間の有効活用
「すきま時間」これほどまでに使える時間はありません！すきま時間を活用すると実は5時間くらい普通に時間が余っているですね。
記事を書けば書くほど、優秀な営業スタッフが毎日営業してくれます
社会人になり勉強する時間・スキルをつける時間なんてないとおもっていました。仕事は8時出勤の20時終わり、高卒の僕は体力勝負の会社を選んだので、昼の力仕事は体がとても疲れます。
だから、帰ったら、お風呂入って、ご飯食べてゆっくりしたら、もう寝る時間。これが社会人の日常だと持っていました。しかも、稼げるのは残業だけこうもなってくるとより帰りも遅くなり、何かをチャレンジする時間もないし、これ以上働かすなとまで思っていました。しかし、副業やると決断し、他の仕事を使用と思ったら、どうにかして時間をこじ開ける必要がありました。そうして、自分のタイムスケジュールを振り返ると「あら不思議！5時間も、自由にできる時間があるではないか！」と気づくのです。社会人にとって5時間とは、かなりインパクトのある余り時間でした。実は、タイムスケジュールをよく見ると所々に10分くらいのすきま時間がいっぱいあったのです。それは、通勤時間・休憩時間・移動時間・スマホ触っている時間こうしてみるだけでも、すきま時間は多くあったのです。でも、自分で見ようと思っていなかったからすきま時間が見えていませんでした。そうして、僕は、ここぞ！といわんばかりにすきま時間をスケジュールで埋めて有効活用しようと行動しました！すきま時間にはかなり有効活用が見込めます。すきま時間は5~10分が多いので短期集中もできるし、仕事の区切りもつけやすいので、タスクがみるみる減っていくのが実感できました。
一週間の行動スケジュールを決める
すきま時間をより有効活用するために、一番にやってほしいことがあります。それは、「一週間の行動スケジュールを決めること」です。そのワケは、スケールのデカい目標は集中力が長続きしないからです。僕はこれまで中長期で目標や計画を立て、このくらいまでできたらいいなと感覚的に締まりのない行動をしていきました。その結果、いつまでも、結果が出ずに中途半端なとこしかイケていませんでした。しかし、そんな僕でも、職場での仕事は結果が出ていることに気が付いたのです。なぜか？職場での仕事は必ず、「納期」というデットラインが決まっていたからです。どんなにわからなくても、悩んで苦しんでいたとしても、納期には間に合わせるという強い意志が働ていました。
だから、僕はその納期を自分の行動スケジュールに「一日の納期と一週間の納期（デットライン）」を設けることにしました。
まずは、月曜日をスタートとし、日曜日を締め切り（デットライン）を決めます。一週間で自分が仕事や生活で最低限使う時間をスケジュールしていきます。空いたすきま時間に行動スケジュールを書き込ます。例えば、「仕事帰りに図書館に行く」「カフェで2時時間作業」とか、タスクではなく、行動スケジュールを書き込みます。
一週間のスケジューリングが出来たら、そこからは1日ごとにやるべきタスクを振り分けます。その振り分けたタスクを一日の納期として、終わるまで寝ないと決めてタスクを処理していきます。この方法は、これまでに継続の力を養わせてくれた唯一の方法ですね。「納期」を自己管理（一週間の行動スケジュール）に組み込めば、少ない時間でも、すきま時間でも、確実にタスク処理されていき、すきま時間をとても有効に活用できます。
すきま時間を見出す
実は、生活のあらゆる場面ですきま時間は発生しています。普段から時間の意識が低いとすきま時間は見えてきませんが、しっかりと自分の行動と時間に着目すれば、自ずとすきま時間が浮き出てきます。
例えば、スケジューリングで行動予定を立てたと思うんですが、大きな予定の中や間の時間が以外と5～10分くらい時間が空いていることがあります。その際に、優先順の高く、素早くできるものからタスク処理していってください。
それにより、緊急で重要度の高いものは早く処理でき、時間にゆとりができたら緊急性はないが重要なことに一早く取り組めることができます。
緊急なこと・重要なことのタスク区分けは下図になります。4つに区分けすることでタスクの明確化でき、何をやらなきゃいけないかが分かります。
時間効率と優先順位
すきま時間にタスク処理を組み込むためには時間効率と優先順位をはっきりさせなくてはいけません。ここがはっきりすることでいざ！すきま時間が生まれた時に瞬時に行動できます。僕でしたら、本を月5冊読むことを決めているので常に日ごろから読む本を手元に用意しておき、すきま時間をみつけては読んでいます。何をやるか悩んでいたら、タスクがおわりませんから。
すきま時間でやる事はあらかじめ決めておきましょう。優先順位の図で説明した4つの内、緊急でない重要なことを着実に進めることが重要ですね。
そもそも、何をやればいいかわからない人や、タスクが見当たらない人は、オススメの方法があります。
それは、「A4用紙に思いついたことを洗いだす」
まず、やりたいことをA4サイズの紙に洗い出し、やるべきことを絞り、リストアップしたら4つの優先区分けに当てはめていきましょう。そうすることでやるべきこと・やらないことが見えてくるはずです。
タスクスケジュールの点検
これまででタスク処理とスケジュールを組み方は分かったと思います。ここからはタスクスケジュールの点検に入ります。要はタスク管理ですね。
意外とやりガチなのはタスクを洗い出したけど、タスクが終わらないとか、先延ばしにして、溜まってしまう。そんなことが暫しあると思いますが、この章ではタスク処理をいかにして点検していくかをレクチャーしていきます。
まず、一日のタスクを処理できたか一日の終わりに点検していますでしょうか？これを読んでいるあなたはしていないかもしれませんね。図星ですか？
安心してください！僕も、タスク処理の確認なんて、しなくても 頭でわかっているからいいやと投げていた人の一人です。
しかし、なぜ？そんな僕でも、できたのか？それには秘訣があります
一日の終わりにちゃんとタスク処理を見直し、できたモノにチェック✔をすると、頭の中で、整理されるんですね。そして、終わったタスクの量を確認することで、その分の達成感を味わうことができるのです。
この達成感が積もることで、自信につながり自分を磨いてくれます。達成感を味わうことで、タスク整理を癖ずけることができます。ここまで、来ると習慣化され、タスクスケジュールの点検も用意にできるようになります。
ついでに、タスクスケジュールの点検は週１でいいので、一週間分のタスクスケジュールを振り返りましょう。それにより、自分がどこまで来たか、何処にいるのかを確認することができます。
この確認がマイルストーンとなり、目標にブレず、進めることができます。要は、一週間の振り返りが、「中間ゴール」の布石となるんですね！
目標ガンチャートを作成
タスクスケジュールを見直すなら是が非でも使ってほしい方法が「目標ガンチャート」ですね。ガンチャートはご存知しょうか？よく工事現場とか、営業マンのタスク管理に使われるタスク処理の管理シートですね。
一見当たり前の話だと思っている方は多いと思いますが、この当たり前こと制することが、成果を出す最も簡単な方法なんですね！ガンチャートを知っていたり、使っている方は多いともいますが、ちゃんと使いこなせている人がいますでしょうか？
知っていると使えるは全く別次元の話ですからね！使って体得してこそ知恵となり、自分のスキルなり得ます。正直、目標のガンチャートさえ使えこなせて行けば、どの会社に転職しようが、自分で事業をしようが、仕事を終わらせる力が身につくはずです。とはいってもそうそうできるようにはなりません。苦手な人は本当に苦手な部分です。そんな人はできる人にアウトソーシングしてしまいましょう。あくまで、大事なのは、タスクスケジュールに沿ってタスクを処理し、その成果物で結果を出すことが一番大事だということです。
タスクスケジュールの点検でも言ったように、目標ガンチャートを使うことで、目的がぶれずゴールに進めることができます。その際、ガンチャートでは、マイルストーンのように自分がやってきたことが積みあがるようなガンチャートシートが好ましいいですね。
日々の「KGIとKPI」の照らし合わせ
KGI・KPI管理とは、最終目標であるKGIを着実に達成することを目的に、KPIを測定・分析して適切なアクションを行う一連のプロセスです。
KPIは設定するだけでなく継続的に把握して必要に応じて軌道修正のための施策を行う必要がありますが、KPIを管理することで計画の実行がスムーズになり、KPIやKGIを達成しやすくなります。
特にプロジェクト期間においては適切なKPI管理と、人事分野に合った運用方法の確立が重要です。
クラウド型のシステムで、目標管理といったKPI測定・分析機能を一元管理するとKGI・KPIの全体の流れを把握することができます。
一日のタスクメモ
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- 抽象的なタスク：赤いペンで囲み、詳細な情報を周辺に書く
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- 具体的なタスク：やるべきことの優先度に応じて3色のマーカーで色分けする
断捨離の徹底
断捨離とは「モノにとらわれない生き方をする」ことです。つまり、徹底的に必要ないアイテムを手放すことで、目の前の事により今集中して取り組むことができます。
とにかく一点集中。邪魔ものは徹底排除。そこにこだわってください。1週間使わない物はいらないものとして認識していいです。(季節ものは別)
断捨離には５つのメリット！
断捨離には５つのメリットがあります。
- 気持ちがすっきりして心に余裕ができる
- 身の回りの整理が簡単になる
- 余計な考えに悩まなくなる
- 決断力がアップする
- お金が貯まるようになる
１．気持ちがすっきりして心に余裕ができる
いらない物を捨てると気持ちに余裕が生まれます。部屋がいつでも、ものにあふれていては、散らかった状態がストレスになることもあります。
散らかっていると必要なものも、見つからず、探している内にイライラしてきたり、焦ってきます。それでは、日々の生活に影響が出ます。断捨離をすることで身の回りを綺麗にし、必要な物を見つけやすくなります。
時間や心に余裕が生まれ、毎日を快適に過ごせる効果も。断捨離で要らない物を捨てることは、心のデトックスにもつながりますよ。
２．身の回りの整理が簡単になる
定期的に整理整頓することで、どこになにがあるか把握できるため、管理が簡単になり、収納スペースも広がります。
断捨離したときの効果が、目に見えて分かるのも嬉しいポイントです。
３．余計な考えに悩まなくなる
服やモノに多く囲まれていると選ぶのに時間と決断力を消費してしまい、余計な力を使ってしまい集中力が散漫してしまいます。人の決断には一日に限りがあります。
人が習慣化するのは、脳を極力使わないために、半自動的に行動するためです。だから、毎日の服や仕事道具は、シンプルにして物を減らしていきましょう。そうすれば、考える時間は減り、集中したい時によりパフォーマンスを上げることができます。
４．決断力がアップする
断捨離では、要るものと要らないものを選別する必要があります。
「お気に入りだけれど汚れている」「思い出がある」など、物を捨てられない理由は人ぞれぞれでしょう。大事に持っておくのも素敵ですが、使わなかったり、スペースを占拠していたりするだけのアイテムであれば、思い切って手放すのも◎
また、こういった「何が必要で何が不必要か」を考えることは、思考の整理にもなり、決断力もアップします。
決断力がアップすれば、家の片付けだけでなく日常生活でも活かせるので、大きなメリットといえるでしょう。
５．お金が溜まるようになる
断捨離をすることでお金が貯まるなんて不思議ですよね。理由はカンタンで、整理整頓をするからです。
整理整頓によって自分の持ち物を把握できるので、不要な物を買わなくなり、結果としてムダ遣いが減ります。
また、断捨離によって出た不要品は、フリマアプリやオークションに出して売ればお小遣い稼ぎにもなってトレンドアイテムやブランド物は高く売れるので、上手に活用しましょう。
過去の産物・栄光は捨てる
断捨離で結構多いのは過去の栄光が恋しくて捨てられない傾向があります。
過去の産物は今のあなたを引っ張る邪魔なものでしかありません。現状をより良き環境にするには、過去を振り返る時間はありません。
これからもっと上を目指すのだから、過去は思いっきり捨てましょう。実績は後からもっとついてきます。
デスクまわりは整理整頓の2S。
最後にデスクまわりの整理整頓の2Sがなりよりも大事です。なぜなら、デスクがきれいだと仕事のスタートダッシュを加速させてくれます。
デスクに向かった瞬間よいスタートダッシュが切れるわけです。デスクにむかった瞬間からタスクをスタートできます。
まとめ
スケジュールとは「時間管理」です。そして、時間とは「寿命」です。だから、時間をどう使うかは投資になります。投資はあくまで、リターンのためにあるわけで、あまりにも歳をとってから始めても、リターンを得る前に死んでしまします。それでは、元も子もありません。よく金融の世界でも「投資は若いうちからが有利」といわれるように、あなたもなるべく早く、未来につながるルーティーンや時間管理を身につけていきましょう。
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