4S

もう無理と投げ出したいようなデスクで毎日の残務、さらに悪化するデスク周り見るのもイヤになるデスクとは今すぐ！おさらば！整理が得意になる仕事4Sとは？

 

この記事で解決できるお悩み

✔整理ができない理由

✔書類を分別する方法

✔整理できる流動フローとは？

 

こんにちは!　まなぶです。

あなたのデスクは明日心地よく出社したいと本気で思えるようなデスク整理はされているでしょうか？もしくは、出社も嫌になるような書類三昧のデスクになっていますかね？

社会人になるとこの問題には何世代になってもついてくる課題ですよね。

 

日々の業務にデスク整理、残務処理と社会人にはやることは多いです。それでいて家に帰れば、家族業務…これは地獄なのでは？と思うくらい。毎日がどうやっても忙しくなってしまう。これには原因があります。今日はそんな整理が苦手な社会人に出て間もない新人や、整理が苦手な管理職に向けて「今すぐ！簡単に仕事が整理できる4S」についてレクチャーしていきます。では、それではレッツゴー

 

 書類を制するモノはデスク整理を制する

「書類を整理する」これほどまでに、無残にデスクを汚くしてくれるっモノはないかなと思うくらい、書類は整理においてもっとも敵です。

ただ、重要な1つのことを意識するだけでこの問題はあっさり解決されるのです。

それは「書類管理」にあります。

デスク整理において書類の整理こそ作業負担を軽減してくれます。

その重要なポイントに入る前になぜ整理できないのか？について考えていきましょう。

 なぜ？整理ができないのか？

簡単にいうと「仕訳け」ができていない。これは、書類だけに限られませんが、書類は油断しているとあっという間に増えてしまうもの。管理方法には悩まされるものです。一般家庭でも、この問題には直面すると思います。よくダイニングテーブルには山積みの重要書類と書かれた何宛のモノかもわからない書類がたまっていませんか？　この問題はいろいろな家庭の共通な悩みとよく聞きます。

 

では？どうすれば、簡単に整理・管理ができるになるのかというと、単刀直入に申せば、「整理が苦手な人は管理しない」がベストですね。それよりも、整理が自動的にできるフローを作った方がいいです。かといってそれでは、解決になってないと言われそうなので、具体的なことを話します。

 

ここで、ハッキリと言いますが、整理整頓が苦手な人はどんなに整理のコツやノウハウを学んだところで、苦手を克服するのは容易くできるものではありません。だから、はじめに苦手な人は諦めて整理が得意な人に管理方法を整えてもらって任せるのも一つの手段ですね。自分の強みを引き出せることを優先にすることの方がより仕事も、書類もたまることはなくなります。

 

キャビネットのいちばん深い引き出しを、書類の保管場所にしている方はそこにどんな書類が入っているか、どのくらい思い出せるでしょうか？

 

結構前にしまったきりで、よく覚えていない方が多いのではないかと思います。中身を見ると、「どうしてこんなものを保管していたのだろう」思うかもしれません。

 

限られたデスクスペースを有効に使うためには、そういった場所をできるだけ作らないようにしていく必要があります。

 

個人書類管理の狙い

改めて、おさらいしますが書類管理の目的が「仕事をしやすい環境作り」ならファイルなどの管理スキルを磨くよりも書類を送り出す「フロー作り」の方が何倍もの効果を発揮します。

 

 フロー作りで重要なのは、「書類の”入口”と”出口”を意識すること」 

書類と言っても、さまざまな書類がありますよね。一口にまとめるのは難しいです。使用用途や目的、必要なアクションは書類によって変わっていきます。それぞれに応じて置き方、置き場所、管理方法を分けていくことが継続できる書類管理の原則です。

 

個人の書類管理には目的が大きく分けて2つあります。

 

上記に目的に沿って、デスクに滞在している書類をグループに分類してみましょう。

 

書類整理術は４つの分類で超すっきり！

ここでは、整理を見える化すべく基準を作っていきましょう！

簡単に分類できる基準をシェアしていきますので、A4の紙とペンを用意してください。

 

図のように、縦軸を「業務の範囲」横軸を「期限のあり/なし」としたマトリックス図です。それを踏まえ、最初の見出しで言ったように

「書類の”入口”と”出口”を意識すること」を意識して、デスクに集まる書類を4つのグループにわけ分類してみました。

 

整理術の4つの分類とは？

 

 

さらに４つのテーマに細分化できます。重要なのはこの細分化した4つのテーマでどのように書類が循環していくかが大事になってきます。

 

例えば、入力の必要な資料、すぐさま目を通す必要のある回覧資料、判断や指示を求められる書類、先方からの連絡を待っている状態の書類など。循環させられる書類(回覧資料、サイン資料)の”出口”は、「期限内に処理を済ませて次の回覧者・担当者にバトンタッチすること」です。なので、入ってきた書類が業務資料に埋もれないようにすっきりとしたデスクの見やすい位置に固定して配置しておくことが大事です。

 

こうした動きの速い書類は、2~3段ある平置きトレイを使った「投げ込み管理」がおすすめですね。そのなかでも、速い順に上から項目とナンバリングするといいでしょう。

 

例えば、こんな感じです。

書類の平置き管理は、長期保管にはむかないタイプです。トレイを頻繁に

チェックしないとあっという間にパンク状態になりかねません。そうなっては取り返しがつかなくなります。

 

トレイ管理では、期限のある、動きの速い書類に絞って、トレイの中身も必ず毎日チェックを怠らないようにしましょう。

 

次に一時保管する書類について話します。

主に「個人の業務に関わるもので、期限が決まっている」

 

例えば、進行中のプロジェクト関連の資料、個人業務のマニュアル的なメモ、作成途中の書類

 

頻繁に使用・参照している資料・書類は、必要なタイミングですぐ手元に出せるよう、書類ケースやファイルを使って「立てる管理」がオススメです。

プロジェクトごとにクリアファイルにまとめて、必要なら見出し用にインデックスをつけてもいいでしょう。

 

インデックスの分類仕訳け方

インデックスをつける場合は分類の仕方に気をつけましょう。

インデックスをつける理由としては、目的の資料の場所に適格に素早くたどり付くことです。ここで、重要なのは分類の仕方ですね。分類の仕方で探す手間の変わり様が全く違ってきます。

 

例えば、細かすぎる項目はかえってわかりづらいインデックスになってしまいます。細かい項目はページや目次で解決できるので、インデックスの場合は大きなカテゴリーで分けることをおすすめします。

 

また、個人書類と共有書類のインデックスの付け方は注意しましょう。

個人業務だけの書類なら自分がわかるようにいくらでもカスタマイズしてOKです。しかし、共有書類はそうゆうワケにはいきません。

 

なぜなら、共有のものは個人のような一人よがりのインデックス付けでは一定数わからない人が必ず出てきます。なので、その際は、共有で使う人を3~4人あつめてカテゴリー設定していきましょう。

もう一つ注意すべきポイントがあります。それはファイリングの分類手順ですね。よくあるのが時系列で配置するファイリングがありますね。時系列は確かに時期にそってファイリングされているので、いつのモノなのか確認が速くて便利な部分があります。ですが、時系列には弱点もあります。

 

時系列のファイリングには、後から探すときに大変苦労します。カテゴリーになっていない分、全て探す必要が出てきます。

 

書類は、その性質や状況によって分類の仕方を変えて見ましょう。

例えば、議事録などは会議の書類毎んい時系列に並べてファイリングします。ただし、添付された資料などは一緒にせず、それぞれの資料ごとにファイリングします。

 

一時保管する書類の管理するコツは「中身の更新」

 

例えば、進行中の案件で、新しいﾊﾞｰｼﾞｮﾝの書類が次々に上がって来るようなら、つねに最新版のみを保管して、古い資料はどんどん破棄していくようなマメなケアが必要です。

 

書類の”出口”として、潔く古い資料は処分していかないと次の業務に差し支えますから、思い切りが大事。一時保管する書類の「関連業務が終わった段階で一括処分」して、書類ケース/ファイルの中身ごと更新させる必要があります。それでも、捨てられない思いれの書類や制作物などの長期保管したいものは業務上の資料とはわけて別のとこに保管しましょう。

 

さて、ここまで読んできて、「書類整理の話はもう、おなかいっぱいだ」と感じられている方は多いと思います。

簡単に説明しようと勤めましたが、それでも書類を整理しようと思ったらどんなに工夫しても書類の管理は手間がある程度かかって面倒なモノには変わりません。

 

ここから先はいかにデスクで管理でずに処理できるかその方法を紹介します。もう少しだけ、お付き合いください。

 

「目を通したら処分する書類」【個人業務で期限が決まってない】

例えば、

配布された会議のレジュメや通達、サービスのチラシ、商品カタログ、携わる業務・業かい関連の情報記事の切り抜きなど、

 

紙の情報は、古くなりやすく、価値があっという間に下がるため、保管メリットはあまり大きくありません。ハッキリとした使用目的がないまま「いつか使うかもしれない」「処分したら公開するかもしれない」といった理由で個人的にストックしている書類は、日々の業務からは疎遠になり見る機会がないまま忘れる可能性がたかいです。

上記のような「必要なタイミングで簡単に再入手が可能」な情報は、個人が手元で管理する必要はありません。管理に要していた時間とスペースは、優先度の高い業務に充てましょう。

「共有する書類」【全体の業務で、期限は決まっていない】

　処分するような書類でも、保管場所さえ変われば生きる情報もあるかもしれません。

　サービスのチラシや商品のカタログ、業界関連の情報記事切り抜きといった資料は、必要であれば他の人も閲覧できるように共有資料の棚に移動する、もしくはクラウドに保存するなどして「共有化」するのも1つの方法です。

　手放した資料が社内で必要な人の役に立って、デスクにも空きができるなら一石二鳥になり得ます。

　このように、オフィスでの書類管理は、書類の“出口”を意識したフローが効果的です。デスク上に書類が滞らないように、意識的に送り出していく流れを作ることが大切ですが、それと同時にデスクに持ち込む書類自体を減らすことで、“入り口”を狭くすると、目を通してから処分、というフロー自体が省略できるので、書類管理はいっそうスムーズになりますよ。

まとめ

書類を制することが整理術の要です。

まずは、自宅のデスクや棚で「4つの分類」を意識してチャレンジしてみてください。

最後にまとめます。下記の5つを目標に整理整頓してみてください。

次第に自分だけのオリジナル整理整頓の仕組みが完成するはずです。大事なのは、自分が把握できるオリジナルの整理術を身につけることです。

身についた整理術で職場環境をよりよく改善してください。

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